Deine E-Rechnungen mit sevdesk

Dein sevdesk Account muss auf der aktuellsten Systemversion 2.0 sein. Das Versenden von E-Rechnungen ist ab dem Tarif Rechnung möglich. Für das Empfangen von E-Rechnungen ist der Tarif Buchhaltung oder Buchhaltung Pro erforderlich.

Elektronische Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile gegenüber traditionellen Papierrechnungen, die sowohl für dich als Unternehmer als auch für die öffentliche Verwaltung relevant sind:

- Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Druck-, Versand- und Lagerkosten behältst du mehr Geld in deiner Tasche.‍
- Zeiteffizienz: E-Rechnungen werden digital und sofort versendet und ohne weitere Zuarbeit automatisiert von den Systemen verarbeitet. So hast du deutlich weniger Aufwand. Außerdem sparst du dir den Weg zur Post.‍
- Schnellere Zahlungsabwicklung: Die sofortige Übermittlung kann zu schnelleren Zahlungen führen, da Rechnungsempfänger früher informiert werden.‍
- Reduzierung von Fehlern: Die automatische Datenübertragung verringert das Risiko manueller Eingabefehler.‍
- Rechtssicherheit: E-Rechnungen entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und können so gestaltet werden, dass sie den rechtlichen Vorgaben für die Aufbewahrung digitaler Dokumente genügen.‍
- Verbesserte Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Digitale Rechnungen können leichter gespeichert, durchsucht und überwacht werden, was die Transparenz erhöht.‍
- Einfachere Compliance: Die Einhaltung steuerrechtlicher Vorschriften wird durch Standardformate und automatisierte Prozesse vereinfacht

Nur weil eine PDF-Rechnung elektronisch und etwa per E-Mail versendet wird, ist sie allerdings noch keine E-Rechnung im Sinne der zukünftigen Anforderungen nach EN 16931 Das erfordert ein strukturiertes elektronisches Format, also einen strukturierten Datensatz. Ein einfaches Bild oder etwa eine eingescannte PDF reicht dafür nicht.
Mehr Informationen findest du in unserem Ratgeber Artikel: E-Rechnung – Alles, was du zur Pflicht ab 2025 wissen musst.

Für den Empfang von E-Rechnungen stehen dir in sevdesk die Formate ZUGFeRD & xRechnung zur Verfügung. Ebenso für das Versenden von E-Rechnungen. Beide Formate folgen dabei der Richtlinie 2014/55/EU.

Beim Erfassen deiner E-Rechnung als Beleg in sevdesk, überprüft die Software, ob die XML-Datei den Standards nach EN16931 entspricht.

Wenn du eine Rechnung als xRechnung oder im ZUGFeRD-Format erhältst, kannst du diese wie gehabt als Ausgabebeleg in sevdesk hochladen.
Die hochgeladene E-Rechnung wird durch sevdesk visualisiert, d.h. das gesendete xml-Format wird in der Vorschau eine lesbare Datei.
Im nächsten Schritt kannst du diese wie gewohnt weiter verarbeiten (Belegerkennung, Speichern, Transaktion zuordnen.

In sevdesk kannst du E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder xRechnungsformat erstellen.
Beim Empfang und auch bei der Erstellung von E-Rechnungen wird das Format überprüft (hier erfolgt die Validierung nach EN16931 Standard), nicht aber der Inhalt.
In der Software wird beim Erstellen der E-Rechnung ein Hinweis ausgespielt, sollten notwendige Informationen fehlen. So hast du eine zusätzliche Sicherheit, dass deine E-Rechnung vollständig ist.
Es wird (vorerst) keinen Abgleich zwischen der ZUGFeRD pdf und des xml Anhangs geben.

Nein, eine Rechnung, die festgeschrieben ist, kann nicht mehr verändert oder umgewandelt werden.

Ab 01.01.2025 sind alle in Deutschland ansässigen Unternehmen im B2B Business dazu verpflichtet E-Rechnungen zu empfangen.

Auch wenn du derzeit keine E-Rechnungen erstellen musst, bedeutet das nicht, dass du dich zurücklehnen kannst. Ab dem 01.01.2025 müssen Unternehmer unabhängig von der Ausstellungspflicht in der Lage sein, Rechnungen nach EN 16931 zu empfangen. Wenn dein Lieferant ab diesem Datum Rechnungen nach der neuen Norm ausstellt, hast du als Rechnungsempfänger keinen Rechtsanspruch mehr auf den Erhalt einer Rechnung in anderen Formaten, wie beispielsweise als PDF oder in Papierform.

Die E-Rechnung wird wie deine Bild- und PDF-Belege sicher und GoBD-konform bei sevdesk verwahrt.

Die E-Rechnung wird wie deine Bild- und PDF-Belege sicher und GoBD-konform bei sevdesk verwahrt.

Zwei Ausnahmen gibt es doch: Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (Gesamtbetrag der Rechnung) und Fahrausweise. Bei diesen Belegen darfst du auch über 2028 hinaus Papierrechnungen, PDFs oder sonstiges erstellen. Hier greift die E-Rechnungspflicht nicht.

In Deutschland müssen E-Rechnungen, genau wie traditionelle Papierrechnungen, bestimmte Pflichtangaben enthalten, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Du brauchst auf deiner Rechnung daher:

- Vollständiger Name und Adresse des Verkäufers
- Vollständiger Name und Adresse des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer‍ - Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum)
- Fortlaufende Rechnungsnummer: Eine eindeutige Nummer zur Identifizierung der Rechnung.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der erbrachten Leistung: Eine genaue Beschreibung dessen, was verkauft oder geleistet wurde.
- Leistungszeitraum oder -zeitpunkt: Das Datum oder der Zeitraum, in dem die Lieferung oder Leistung erfolgte.
- Rechnungsbetrag und darauf entfallender Steuerbetrag: Das Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung ohne Umsatzsteuer und der anzuwendende Steuersatz (z.B. 19% oder 7%).
- ggf. Hinweis auf Kleinunternehmerregelung: Klausel zur Umsatzsteuer-Befreiung
- ggf. Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt
- ggf. Hinweis, dass es sich um eine umsatzsteuerliche Gutschrift (Self-Billing Invoice) handelt.

Zusätzlich zu diesen klassischen Pflichtangaben brauchen E-Rechnungen noch weitere Informationen:

- Leitweg-Identifikationsnummer (bei Aufträgen von Bundesbehörden)
- Bankverbindungsdaten
- Fälligkeitsdatum der Rechnung
- Zahlungsbedingungen
- E-Mail-Adresse des Rechnungssteller
- Lieferantennummer (wenn diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)
- Bestellnummer (wenn diese bereits bei der Beauftragung übermittelt wurde)

Es gibt zwei Ausnahmen bei der die E-Rechnungspflicht nicht greift. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (Gesamtbetrag der Rechnung) und Fahrausweise. Darüber hinaus sind auch Umsätze ausgenommen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 Umsatzsteuergesetz steuerfrei sind. Bei diesen Belegen darfst du auch über 2028 hinaus Papierrechnungen, PDFs oder sonstiges erstellen.

Nein, aktuell ist das noch nicht möglich.

Mit Veröffentlichung unserer E-Rechnungslösung werden wir zeitnah auch unseren Integrationspartnern und Kunden, die die API-Schnittstelle verwenden, die nötige Schnittstelle geben, um E-Rechnungen zu übermitteln. Bitte beachte, dass die Entwicklung der einzelnen Schnittstellen zum Teil in Händen unserer Partner liegen.

Aktuell ist es noch nicht möglich, E-Rechnungen über die API zu empfangen. Es ist geplant zukünftig eine entsprechende Schnittstelle zur Verfügung zu stellen. Ob die Integration empfangsbereit ist, liegt in den Händen der Integrationspartner.

Mit Veröffentlichung unserer E-Rechnungslösung werden wir zeitnah auch unseren Integrationspartnern und Kunden, die die API-Schnittstelle verwenden, die nötige Schnittstelle geben, um E-Rechnungen zu übermitteln. Bitte beachte, dass die Entwicklung der einzelnen Schnittstellen zum Teil in Händen unserer Partner liegen.

Mit dem Tarif Rechnung kannst du E-Rechnungen versenden. Das Empfangen von E-Rechnung hingegen, ist erst ab dem Tarif Buchhaltung möglich.

Um E-Rechnungen senden und empfangen zu können, muss dein Account auf der sevdesk Systemversion 2.0 sein.